Facebook-f X-twitter Linkedin-in Instagram Youtube
Terug naar overzicht

Dit is de meest gemaakte fout tijdens een vergadering

Lorem Ipsum

Met 3 tips voor succesvol vergaderen (met een beter eindresultaat!)

Je hoeft echt niet een fanatieke Vergadertijger te zijn maar áls je vergadert, doe het dan wel goed. Of dit nu op het werk is, of tijdens de ledenbijeenkomst van de korfbalclub. Zorg ervoor dat de vergaderingen waar jij aan deelneemt, of die jij leidt, altijd een inspirerend platform zijn voor discussie, besluitvorming en samenwerking.

Toch gaat het heel vaak mis! Een van de meest voorkomende fouten is de plaatsing van de rondvraag aan het einde van de agenda.

Deze ogenschijnlijk kleine fout kan grote gevolgen hebben voor de effectiviteit van de vergadering.

Het lijkt echter logisch om de rondvraag aan het einde van de vergadering te plaatsen. Dit geeft deelnemers namelijk de kans om terug te komen op eerder besproken punten. Maar echt verstandig is dit niet, want het risico op de ondermijning van eerder genoemde besluiten, groeit.

Het resultaat? Veel onzekerheid. En, twijfel. En, wellicht zelfs verlies van draagvlak!

Hieronder 3 redenen waarom je ‘De Rondvraag’ nooit het laatste agendapunt moet laten zijn. Daarna lees je een paar tips om vergaderingen effectief voor te zitten.


Credits: Freepik

1.
Kans op twijfel zaaien over genomen besluiten
Wanneer deelnemers tijdens de rondvraag – aan het slot van de vergadering – terugkomen op eerder genomen besluiten (en dat doen ze heel vaak!), kan dit twijfel zaaien over de geldigheid van die besluiten. Dit kan leiden tot onnodige herhalingen van discussies en een vertraging van het besluitvormingsproces.

2.
Tijdverspilling
Discussies die tijdens de rondvraag opnieuw worden opgerakeld, kunnen veel tijd kosten. Dit kan de vergadering onnodig verlengen  het levert alleen maar frustratie op. Vooral als de punten al uitvoerig zijn besproken en besloten.

3.
Positieve impuls voor de voorbereiding

Als ‘De Rondvraag’ aan het begin van de vergadering wordt geagendeerd, dan worden deelnemers gemotiveerd om al bij voorbaat beter na te denken over hun eigen argumenten of de (mogelijke) argumenten van de andere deelnemers.

Ze vragen zich af of hun eigen argumenten daadwerkelijk op orde zijn. Ze worden gestimuleerd hun eigen standpunten beter te onderbouwen. Want, als ze weten dat ze achteraf niet meer kunnen terugkomen op wat eerder is besproken of als ze weten dat ze de besluitvorming ook echt niet meer kunnen beïnvloeden na afloop, dan weten ze dat ze op het moment dat het onderwerp tijdens de vergadering wordt besproken, écht moeten vlammen en op scherp moeten staan.

3 goede tips om vergaderingen effectief te leiden:

Om alle hierboven genoemde valkuilen te vermijden, hieronder een paar nuttige tips voor voorzitters van vergaderingen, die snakken naar efficiency, effectiviteit en daadkracht.

1
Plaats de rondvraag aan het begin van de vergadering
Hiermee kunnen deelnemers hun zorgen en vragen uiten voordat er besluiten worden genomen.

2
Maak duidelijke afspraken   
Zorg ervoor dat iedereen begrijpt dat besluiten die tijdens de vergadering worden genomen, definitief zijn en niet opnieuw ter discussie worden gesteld tijdens de rondvraag. En wees ook helder dat er geen besluiten genomen kunnen worden over zaken die niet op de agenda stonden vermeld.

3

Rond elk agendapunt af met actiepunten
Sluit elk agendapunt af door duidelijke actiepunten te definiëren of een bullet toe te voegen aan de actielijst. Dit zorgt er voor dat de besproken punten worden opgevolgd en dat de vergadering dus concrete resultaten oplevert. Dit maakt het ook makkelijk om bij een volgende vergadering het agendapunt ‘Controleren actielijst vorige vergadering’ op te nemen.

 

Een goede voorbereiding…

Bij ons debat-trainingsinstituut – Dé Nederlandse Debatclub in Amsterdam – begrijpen we niet alleen hoe belangrijk het is om vergaderingen effectief te kunnen leiden (denk bijvoorbeeld eens aan het inhuren van een onafhankelijke gespreksleider of dagvoorzitter) maar we begrijpen ook iets anders heel goed: voor de deelnemers aan een vergadering is een goede inhoudelijke voorbereiding al het halve werk.

Wij weten hoe je je eigen argumenten nog beter op orde kunt krijgen, wij hebben handvatten hoe je nog beter je vragen kunt formuleren én wij hebben de strategie voor jou om sneller en alerter te reageren op het moment dat het er toe doet. Tijdens de vergadering dus. En, niet achteraf tijdens de rondvraag als het besluit al is genomen.

Wanneer zien we je?

Ja, ik ben best wel nieuwsgierig geworden naar een training of workshop van Dé Nederlandse Debatclub. Neem svp contact met mij op.

Lees hier ons privacy statement.

"*" geeft vereiste velden aan

E-mailadres*

Gerelateerde berichten

Veelgestelde vragen

Dé Nederlandse Debatclub is een professioneel debat-trainingsinstituut dat in 2013 is opgericht door Jerry Helmers en Dennis Bemelmans. Er is een clubgedeelte waar de leden zeer regelmatig bijeenkomen om zichzelf te trainen op belangrijke persoonlijke vaardigheden zoals spreken in het openbaar, debatteren, argumenteren, pitchen en speechen. Daarnaast wordt de zakelijke markt bediend: we geven trainingen en workshops aan het bedrijfsleven, de politiek en het onderwijs.

Je wordt lid bij Dé Nederlandse Debatclub omdat je beter wilt worden op het gebied van spreken in het openbaar, pitchen, speechen, argumenteren, debatteren, (jezelf) presenteren en de kunst van het overtuigen. Dé Nederlandse Debatclub is de enige club in Nederland waar werkelijk iedereen lid kan worden: van student tot pensionado, van ambtenaar tot ondernemer en van werkzoekende tot ZZP’er. 

Los van het trainen op persoonlijke vaardigheden, bouw je dus ook een superleuk netwerk van gelijkgestemde ambitieuze Young and Old Professionals op. Debatteren is een serieuze bezigheid maar… we hebben ook gewoon hartstikke veel lol met elkaar. Regelmatig wordt er na afloop aan de bar nog leuk met elkaar nagekletst. 

Natuurlijk kun jij lid worden van Dé Nederlandse Debatclub. We hebben verschillende lidmaatschappen.

We zijn er voor elke ambitieuze Young and Old Professional, die wil werken aan belangrijke persoonlijke vaardigheden zoals spreken in het openbaar, pitchen, speechen, argumenteren, debatteren en (jezelf) presenteren. Je hoeft helemaal geen debatervaring te hebben: die doe je bij ons op! Of misschien heb je al wel debatervaring maar wil je je die vaardigheden bijhouden of weer aanscherpen. Iedereen is van harte welkom! Op dit moment is ons jongste lid 17 jaar. Ons oudste lid is 79! 

We hebben drie verschillende lidmaatschappen. Je bepaalt zelf welk lidmaatschap het beste bij je past. 

Voor een overzicht van de lidmaatschapsvormen én de daarbij behorende tarieven, kijk je HIER.

We hebben verschillende soorten lidmaatschappen. Enerzijds kun je kiezen voor een onbeperkt lidmaatschap. Het woord zegt het al: je kunt onbeperkt aan alles deelnemen tot aan het moment dat de lidmaatschapsperiode voorbij is. Anderzijds hebben we ook lidmaatschappen in de vorm van een strippenkaart (Brave en Best). Je hebt dan a.h.w. een saldo (strippen!) en er wordt elke keer – als je deelneemt aan een activiteit, clubavond of workshop – een strip van je lidmaatschap afgeschreven. 

Met een onbeperkt lidmaatschap ben je eigenlijk altijd het voordeligst uit. Want, zeer regelmatig voegen we extra avonden toe aan het programma. Wel, daar kun je je – als lid – dan gewoon voor aanmelden. Die extra sessies kosten je niets want… je hebt geen strippenkaart, je hebt een onbeperkt lidmaatschap!

Hier zie je de tarieven.

Dat mag je helemaal zelf bepalen. Alle leden van onze club ontvangen één keer in de twee weken – op zondagavond om 20.00 uur – de leden-nieuwsbrief. Daarin wordt iedereen geïnformeerd over de clubavonden, trainingen, workshops en oefeningen die op de agenda staan. Meestal kun je dan voor ongeveer 2 maanden je avonden vooruitplannen.

Een lid bepaalt zelf of hij zich wel of niet wil aanmelden. Natuurlijk is het wel zo dat de leden, die bij wijze van spreken elke keer komen, een doorgaans snellere leercurve doormaken. Als je van plan bent om lid te worden, dan kun je uiteraard voor jezelf bepalen hoe vaak je aanwezig denkt te kunnen zijn: op basis daarvan kun je het passende lidmaatschap kiezen.

Een clubavond is een avond die wij in ons zalencentrum in Stay Okay organiseren. De avonden starten altijd om 19.30 uur en eindigen doorgaans om 22.00 uur. Voor elke clubavond is een programma van te voren aangekondigd. Dat programma varieert uiteraard per clubavond maar je kunt er van uitgaan dat elke deelnemer aan een clubavond elke keer minstens twee keer een debat-, speech- of pitchoefening doet. 

Kortom, op een clubavond trainen we onszelf – met heel veel creatieve oefeningen waarbij we je ook regelmatig uit de Comfortzone halen – op belangrijke persoonlijke vaardigheden zoals spreken in het openbaar, pitchen, speechen, argumenteren, debatteren en jezelf presenteren.

De grote gemene deler is dat onze leden vooral de ambitie hebben om belangrijke persoonlijke vaardigheden zoals spreken in het openbaar, pitchen, speechen, debatteren en (jezelf) presenteren naar een hoger niveau te brengen. Simpelweg omdat ze weten dat ze daar in Het Echte Leven veel profijt van hebben.

Dus, eigenlijk iedereen. Ons jongste lid is 17 jaar, ons oudste lid is 72 jaar. Mannen, vrouwen… de verhouding is ongeveer gelijk. Zo een beetje alle beroepen of vakgebieden zijn vertegenwoordigd. De gemiddelde leeftijd is zo rond de 38 jaar. Als je het al zou willen hebben over ‘politieke voorkeuren’: wij denken dat alle ‘kanten van het spectrum’ een weg hebben gevonden naar Dé Nederlandse Debatclub. 

Nee. Dé Nederlandse Debatclub is een veilige omgeving waar je ‘in alle rust’ kunt werken aan het trainen van belangrijke persoonlijke vaardigheden zoals spreken in het openbaar, debatteren, pitchen, speechen en (jezelf) presenteren. Daar passen geen video-opnamen bij simpelweg vanwege het feit dat je tijdens clubavonden vaak een stelling moet innemen waar je in het echte leven wellicht heel anders over denkt. 

Het niet mogen filmen is dus belangrijk voor de privacy. Niemand wil ooit het risico lopen dat er ooit van jou een filmpje ergens online komt te staan, waarop je een mening verkondigt, die helemaal niet jouw mening is. Het maken van video-opnamen is dus ten strengste verboden: we willen een 100% veilige omgeving.

Natuurlijk ben jij lid bij onze club omdat je jezelf wilt verbeteren op het gebied van belangrijke persoonlijke vaardigheden zoals spreken in het openbaar, pitchen, speechen, argumenteren, debatteren en (jezelf) presenteren. Uiteraard hebben wij vaste criteria waarop we professionele feedback geven, waardoor jij kunt groeien en bloeien.

Maar we geven elkaar ook feedback. Immers, debatteren is geen absolute wetenschap en het is daarom superinteressant om ook feedback van je mede-leden te ontvangen. Bovendien leer je zelf ook weer beter debatteren, als je andere debatten jureert. Je luistert, je analyseert, je formuleert aandachtspunten en je geeft feedback. Daar hebben anderen wat aan, maar jij ook. Omdat door de analyses die je maakt, jijzelf ook bewuster wordt van mogelijke valkuilen en aandachtspunten voor je eigen debatten!

Bij Dé Nederlandse Debatclub geven we overigens regelmatig jurytrainingen, want eerlijk is eerlijk: jureren is ook best een vak!

Uiteraard is het antwoord op deze vraag voor iedereen verschillend. Leercurves zijn divers. Maar gemiddeld genomen kunnen we stellen dat al na het bijwonen van slechts enkele clubavonden je ineens op een andere manier gaat luisteren naar mensen in je omgeving, met wie je debatteert. Of die jou proberen te overtuigen. Dát is de eerste winst.

Een fase later ontdek je dat je betere en kritische vragen kunt stellen terwijl je tegelijkertijd ook aanvoelt dat jouw eigen verhaal steeds beter op orde komt.

Juist omdat we bij Dé Nederlandse Debatclub veel situaties uit het echte leven simuleren, zul je die leercurve ook gaan ervaren. Je groeit in zelfverzekerdheid en de onderbouwing van jouw verhaal wordt sterker. Maar, het is en blijft wel een kwestie van meters maken. Stilstand is achteruitgang!