Hoe houd je de bijeenkomst kort, krachtig en effectief?
Iedereen die een vergadering leidt, heeft zich ongetwijfeld wel eens afgevraagd: ‘Hoe slaag ik er in om de vergadering zo kort mogelijk te houden?’
Het is een begrijpelijke vraag want er wordt vaak nogal zinloos en doelloos ‘geouwehoerd’ in Nederland-Vergaderland. En dat kost geld!
Daarom in dit ShortBlog een supertip om een impuls te geven aan de kwaliteit van de vergaderingen die jij leidt.
Dit kan bijvoorbeeld een bijeenkomst op het werk betreffen waar je met een groepje collega’s overlegt. Maar je kunt onderstaande supertip ook van toepassing laten zijn op bijvoorbeeld de Algemene Ledenvergadering (of: Jaarvergadering) van jouw tennis- of hockeyclub. Of je bridgevereniging? Maar ook de vergadering van de Vereniging van Eigenaren van jouw appartementencomplex.
Noem het maar op!
Wellicht ten overvloede:
Het doel van deze supertip is altijd:
- Sneller klaar met vergaderen;
- Kwalitatief betere besluitvorming;
- Meer betrokkenheid van de aanwezigen.
De tip is feitelijk heel simpel:
- Het agendapunt ‘Rondvraag’ of ‘Alles Wat Nog Ter Tafel Komt’ (AWNTTK) plaats je niet aan het slot van de rondgestuurde agenda, maar deze zet je direct ná het eerste agendapunt, de opening.
Dus, aan het begin van de bijeenkomst.
Je voorkomt hiermee vervelende naweeën als alle agendapunten zijn afgehandeld. Je ziet namelijk heel vaak dat mensen bij de ‘Rondvraag’ of de ‘AWNTTK’ inhoudelijk terugkomen op de onderwerpen (én besluiten!) die eerder tijdens de vergadering de revue zijn gepasseerd.
Wel, dat sta je dus niet meer toe.
Daag de aanwezigen of genodigden uit om dús VAN TE VOREN héél goed na te denken over wat ze wel of niet willen zeggen in de vergadering. Je stuurt de agenda enkele dagen van te voren rond (dus, men weet wat de te bespreken onderwerpen zijn) en als de genodigden zien dat bepaalde zaken toch niet op de agenda staan, dan kunnen ze dus meteen bij het begin van de vergadering hun aanvullende bespreekwensen aangeven.
Natuurlijk kun je dan deze zaken aan de betreffende agendapunten toevoegen.
Prima!
- Maar na het laatste inhoudelijke agendapunt, sluit je meteen af.
Discussies worden niet opnieuw gevoerd.
Punt.
Hoe dit vaak toch – spijtig genoeg – wel gebeurt?
Wel, deelnemers aan een vergadering bereiden vaak hun inhoudelijke bijdrage niet goed voor. Ze luisteren dan naar een discussie tijdens een vergadering en realiseren zich pas later – als het agendapunt is gepasseerd – wat ze (toch) nog willen zeggen.
Tja.
Dan is het te laat.
Maar dan ook echt te laat.
| Leestip: Elimineer óók het langdradige tenenkrommende voorstelrondje! |
Een goede voorbereiding is echter altijd het halve werk.
Je wilt – als voorzitter, als manager, als leidinggevende – dus voorkomen dat discussies aan het slot opnieuw worden gevoerd, waardoor het risico bestaat dat draagvlak van in de vergadering genomen besluiten wordt ondermijnd.
Dat is niet handig.
Door de deelnemers aan de vergadering beter te laten nadenken – van te voren – motiveer je hen beter over alle mogelijke voor- en tegenargumenten te laten nadenken. Kortom: regeren is vooruitzien. Uiteindelijk is dit dus een impuls voor de kwaliteit van de besluitvorming!
Over de voorzitter van de vergadering
Een belangrijke voorwaarde is dat de voorzitter van de vergadering strikt is en niet toegeeft aan de wens dat er nog verbale nabranders worden geventileerd. Ja, je moet dus wel sterk in je schoenen staan.
Maar al doende leert men.
Als medewerkers zien dat je het serieus meent en dat een effectieve vergadering alleen zoden aan de dijk als ze het zélf goed voorbereiden, dan zullen ze uiteindelijk begrijpen dat je de ‘Rondvraag’ of de ‘AWNTTK’ aan het begin hebt geagendeerd.
Een prachtige bijvangst: je wint tijd. Je vergadering is sneller klaar. Want, het ‘geouwehoer’ aan het slot heb je geëlimineerd.
En hoera, iedereen kan daarna meteen weer aan het werk!
Daarom….
veel vergaderplezier gewenst!
Oh ja…
Iedere deelnemer zal bij deze andere manier van vergadering ook weten dat de eigen argumenten en standpunten écht tiptop in orde moeten zijn. Men weet dús wat de drie belangrijkste kenmerken van een goed argument zijn.
En, men weet ook wat horizontaal argumenteren is.
Overigens, dit is ook iets waar de dagvoorzitter messcherp op moet zijn. Alleen maar om het beste resultaat uit de discussies te willen behalen!
Als de deelnemers SExI-argumenteren, dan weet je helemaal zeker dat het goed komt tijdens de vergadering!
Debatteren is overigens discussiëren met spelregels.Dát is wat we doen bij Dé Nederlandse Debatclub. Alle oefeningen die we daarbij op het programma zetten, zijn eigenlijk een simulatie van het echte leven.
Wil je dat een keer meemaken?
Je bent van harte welkom om een keer kosteloos deel te nemen!
