(En, wat kunnen we er aan doen?)
Tja, het is wat hè. Dan heb je voor de vergadering op je werk een timeslot van een uur in de agenda’s geprogrammeerd, je hebt een logische bespreeklijst genoteerd en dan ga je vol goede moed van start.
Maar na een uur constateer je dat de tweede helft van de bespreekonderwerpen nog niet de revue is gepasseerd omdat de eerdere punten veel te uitgebreid tijdens de vergadering aan bod kwamen.
Helaas, de vergadering loopt wéér uit! #Ergernis. 🙁
En, het is overduidelijk wie de schuldigen zijn aan deze ongewenste uitloop!
Natuurlijk gaat de tekst verder onder de afbeelding
Daarom de vraag: waarom zijn deelnemende vergaderende vrouwen toch altijd zo langdradig? Waarom komen ze nooit to-the-point?
En ook belangrijk: wat kunnen we er aan doen?
Misschien word je nu boos op ons omdat we deze stellingname zomaar lukraak in dit blog poneren. Grote kans dat we geen vrienden worden. Het zou zomaar kunnen.
Maar, we hebben het niet zelf gezegd…
Irritant
Het was namelijk de heer Yoshido Moro, de voormalig premier van Japan –inmiddels 83 jaar oud en voorzitter van het organisatiecomité van de Olympische Spelen van de komende zomer in zijn Tokyo – die publiekelijk had gesteld dat vrouwen moeite hebben met afronden, wat irritant is.
Hij zei verder: “Als we (in onze organisatie) het aantal vrouwelijke bestuursleden verhogen, moeten we verzekeren dat de spreektijd ietwat wordt beperkt,” zo stelde hij.
Of Yoshido Moro gelijk heeft, weten we niet.
Daar kennen wij Japan niet goed genoeg voor.
Natuurlijk gaat de tekst verder onder de afbeelding
Snel, effectief én efficiënt
Maar hij heeft – los van zijn kritische noot jegens vrouwen in deze casus – ergens toch ook wel een punt. Als voorzitter acht hij het immers zijn verantwoordelijkheid om snel, effectief én efficiënt te vergaderen en niet te veel tijd te verliezen aan ‘geneuzel’ of ander ‘zinloos gebabbel’.
Voor hem gaat het ondubbelzinnig om het goed scheiden van de hoofdzaken en de bijzaken. En, om de kwaliteit van de argumenten.
Natuurlijk gaat de tekst verder onder de afbeelding
Ik weet tevens 100% zeker dat de heer Moro de vergadering bovendien puur zakelijk wil houden en bijvoorbeeld persoonlijke aanvallen in de discussies wil voorkomen. Terecht!
De oplossing die hij voorstaat ‘het beperken van de spreektijden’ is daarom best te verdedigen.
Gelijkwaardige spelregels
Maar niet alleen specifiek voor vrouwen, maar dan voor iedereen. Want, gelukkig geldt in onze Westerse samenleving dat mannen en vrouwen 100% gelijkwaardig zijn aan elkaar.
Het beperken of beter organiseren van de spreektijden geldt dan ook voor iedereen.
Precies daar zit dan ook de ultieme tip of aanbeveling voor iedereen die op z’n werk (of, wellicht ook zelfs bij de bestuursvergaderingen van de dorpsraad, de tennisclub, de klaverjasvereniging of het buurtcomité) regelmatig een vergadering voorzit.
En, die de ambitie heeft om vooral niet te veel tijd te verliezen met ‘het vergaderen’. Kortom, wordt het dan een kwestie van Pitch Like A Bitch?
7 tips om slimmer, efficiënter en effectiever te vergaderen:
Natuurlijk gaat de tekst verder onder de afbeelding
- Stuur minstens 3 dagen van te voren een heldere bespreekagenda en zet de maximale bespreektijd per agendapunt in de uitnodiging.
- Het lijkt slim om traditioneel als een van de laatste punten op de agenda te plaatsen: ‘Alles wat nog ter tafel komt’ of ‘De Rondvraag’.
Maar plaats deze bullets meteen aan het BEGIN van de agenda.
Zo laat je deelnemers beter nadenken over wat ze kunnen bereiken tijdens de vergadering en dat ze dus ná het sluiten van een agendapunt niet kunnen terugkomen op wat er binnen dat agendapunt is gezegd. Maar wees wel streng als voorzitter: als mensen ná het volbrengen van de bespreekagenda toch nog iets ‘ter tafel willen brengen’, dan is het te laat. “Volgende keer beter!” - Start een vergadering altijd met de moeilijke, controversiële en ingewikkelde thema’s.
- Geef tevens prioriteit aan de thema’s waar op de dag van de vergadering ook daadwerkelijk een definitief besluit op moet worden genomen. Beschouw die thema’s als specifieke debatthema’s. Andere thema’s kun je dan meer als een dialoog beschouwen; als een uitwisseling van gedachten en ideeën, zonder er waarde-oordelen aan te koppelen. (Wat in een debat dus wél mag gebeuren!)
- Spreek helder af wie de voorzitter van de vergadering is. Die is de baas. Zo simpel is het.
- Bepaal helder de spreektijden per persoon.
Als er bijvoorbeeld een inleidende presentatie gegeven moet worden, dan kun je die persoon daar letterlijk bijvoorbeeld maximaal 5 minuten voor geven. Binnen een gespreksthema kun je bijvoorbeeld verder afspreken hoeveel minuten interruptietijd er per persoon is. Ook kun je stellen dat er per deelnemer maar maximaal twee interrupties worden toegestaan. - Zet een zichtbare timer neer. En, wijs een TimeKeeper aan. De klok moet zichtbaar wegtikken.
Natuurlijk gaat de tekst verder onder de afbeelding
Foto: Oei, nog 13 seconden op de klok. Het wordt tijd om af te ronden. En ja, ik ben een strenge vergader-voorzitter!
Vind je de 7 bovengenoemde eerste handvatten ‘te streng’?
Zou kunnen.
Maar de vraag is wat je werkelijk wilt. En, we vermoeden dat ook jij – net als de heer Moro – snel, efficiënt en effectief wil vergaderen. Als je dat nastreeft, dan heb je nu eenmaal spelregels nodig om voor iedere deelnemer het kader gelijk te stellen.
Maar er is nog een voordeel: als deelnemers bij voorbaat bewuster worden van hun (beperktere) spreektijd én als ze weten dat een voorzitter hier streng doch rechtvaardig op zal toezien, dan zullen ze uiteindelijk in de voorbereiding beter nadenken over de kern van het punt dat ze willen maken. Ze beschouwen strategischer hun eigen argumenten én ze zullen het inhoudelijk te vertellen verhaal van nature beter gaan koppelen aan de uitdaging die ter plekke op tafel is gelegd.
Er ontstaat zelfs een gezonde én inhoudelijke assertiviteit aan tafel, waarbij ook de mensen, die van nature wat stiller, gereserveerder en rustiger zijn, de tijd krijgen hun punt goed in te brengen.
Want… ook zachte stemmen verdienen het om gehoord te worden!
Natuurlijk gaat de tekst verder onder de afbeelding
Ons advies voor jou:
Speel eens wat met de bovengenoemde 7 tips / aanbevelingen. Natuurlijk begrijpen we dat je niet meteen ALLE tips pontificaal kunt doorvoeren op jouw werk – of waar je ook vergadert – maar je kunt ook starten met een paar van de bovengenoemde aanbevelingen. Of, stel wat spelregels op voor de eerste 20 minuten van de vergadering. Om iedereen te laten wennen.
En, dus ook iedereen te laten meegroeien naar uiteindelijk een beter proces van slimmere besluitvorming en meer draagvlak.
Het is heel simpel: daar is jouw organisatie mee gebaat!
Natuurlijk gaat de tekst verder onder de afbeelding
OH JA….
Natuurlijk geldt wél het credo: oefening baart kunst. Want, jezelf goed en inhoudelijk kunnen verwoorden én op een positief assertieve wijze je plek durven claimen in een debat of discussie, is een persoonlijke vaardigheid die je niet alleen kunt ontwikkelen maar ook écht moet bijhouden.
We houden ons daarmee bezig bij onze debatclub in Amsterdam.
Als je zin hebt, kun je sowieso een keer kosteloos bij ons komen deelnemen. Ter kennismaking. Maar we organiseren ook regelmatig workshops, trainingen en masterclasses voor bedrijven en organisaties die hun medewerkers ook iets willen meegeven op dit vlak. De kern van de vraag is veelal: ‘Hoe kunnen we beter overtuigen?’ ‘Hoe vergroten we onze overtuigkracht?’
In deze coronatijden doen we dat trouwens ook regelmatig met superleuke webinars.
Natuurlijk gaat de tekst verder onder de afbeelding
Enfin… hoe dan ook!
We wensen je veel vergader- en overtuigplezier toe!
Misschien een keer tot ziens?
Zou leuk zijn als we jou ook een keer bij de leukste debatclub van Nederland kunnen ontmoeten.
Met vriendelijke groeten!
Jerry Helmers (wie ben ik?)
Dé Nederlandse Debatclub
Chief Debating Officer
Founder / Brutale dagvoorzitter / Chief Debating Officer / Prikkelende debatleider / Chairman Round Tables / Originele debattrainer
3e op het NK Debatteren Eloquentia 2019
Ondernemer bij Crown Media, Bureau voor Communicatie en Strategie, columnist Financiële Telegraaf.
Altijd leuk om op Twitter in gesprek te gaan: Jerry Helmers
Of, volg Dé Nederlandse Debatclub.
GEWELDIGE LEESTIPS:
- De PERSOONLIJKE AANVAL in een debat of discussie…
Herken de 3 verschillende typen persoonlijke aanvallen. En, weet wat je dan moet doen als dit jou overkomt. - Dit is HET BEWIJS dat jouw speech niet inspireerde!
Lees HIER het blog. (Doe dit ook als je wel eens wordt gevraagd als keynote speaker!) - Alles mag misgaan in een speech. Maar dit niet…
Lees HIER het blog. - MEEST GELEZEN BLOG
Wist je dat jouw speech eigenlijk een acquisitiegesprek is?
Lees HIER het blog. - “Als mijn speech heeft geïnspireerd, dan weet ik dat het fout heb gedaan.”
Huh, hoe zit dat?
Lees HIER het blog. - Vermijd de EHM of UHM in een speech!
Lees HIER het blog. - Waar moet een goede crisisspeech precies aan voldoen?
Je hebt maar één kans om vertrouwen te winnen! - Hoe houd je de toehoorders vast in de eerste 20 seconden van je speech?
Pas de ABC toe uit de ABCDEF-formule van een speech! - Waarom elke organisatie eigenlijk een CDO (Chief Debating Officer) zou moeten aanstellen!
- Wil je assertiever worden?
Wel, dat kan. Wij laten je het ervaren! - Wat moet je precies doen zodat anderen je (eindelijk!) begrijpen! (4 basisprincipes)
- Subtiele tips om beter te manipuleren!
Indoctrinatie is een kunst!
